Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist als Bestandteil von Microsoft Office ein sehr wichtiges Programm zur Verwaltung persönlicher Informationen wie Emails, Adressen, Terminen, Aufgaben und Notizen. Außerdem kann mit Hilfe von Outlook die Zusammenarbeit von Mitarbeiter


- Das Programm Outlook
- Grundlegendes Arbeiten mit Outlook
- Das Arbeiten mit Standardansichten
- Die Hilfefunktionen von Outlook
- Nachrichtentexte bearbeiten
- Nachrichten versenden
- Mit dem Adressbuch arbeiten
- Nachrichten empfangen und verwalten
- Kontakteinträge verwalten
- Termingestaltung
- Aufgabenverwaltung
- Besprechungen organisieren
- Outlook-Ordner verwalten
- In der Arbeitsgruppe arbeiten
- Elemente suchen und filtern
- Drucken und Ausdruckgestaltung

Zunächst lernen die Kursteilnehmer den Bildschirmaufbau und das allgemeine Handling (Markieren, Kopieren, Verschieben, Löschen usw.) kennen. Dazu gehören neben den üblichen Windows-Elementen (Titelleiste, Symbolleisten, Menüzeile, Statusleiste usw.) die Outlook-Leiste, der Navigationsbereich, die Modulschaltflächen, der Lesebereich und die Aufgabenleiste. Verschiedene Ansichten sowie der Umgang mit dem Ordner Outlook Heute steht ebenso wie ein Überblick über die Standard-Ordner von Outlook am Anfang des Seminars. Dann folgt eine detaillierte Einarbeitung in das Erstellen, Versenden, Empfangen und Organisieren von Emails. Dabei werden verschiedene Email-Formate (RTF, HTML, Nur Text usw.), das Adressieren von Emails über verschiedene Adressbücher, das Verwenden von Betreff-, Von-, An-, CC- und BCC-Zeilen, das Einfügen verschiedener Anhänge, das Arbeiten mit den verschiedenen Nachrichten-Optionen (Wichtigkeit, Vertraulichkeit, Übermittlungsbestätigung, Lesebestätigung, Abstimmungsschaltflächen usw.) ebenso besprochen wie das Anfügen von Signaturen und Visitenkarten, die Nachverfolgung und das Formatieren von Text. Das Senden von Emails, der Umgang mit dem Senden/Empfangen-Button, der Postausgang und der Ordner gesendete Objekte sind weitere Themen des Kurses. Der Umgang mit eingehender Post ist der nächste Schritt. Das Einstellen der verschiedenen optischen und akustischen Signale beim Email-Empfang, die Reaktion auf Emails (antworten, allen antworten, weiterleiten) sowie die Möglichkeiten der Filterung von Junk-Emails (Spam) sind ebenfalls Schulungsinhalt. Weiterhin geht der Baustein auch auf das Verwalten von Emails in verschiedenen Ordnern, der Sortierung, Filterung und Gruppierung von Elementen sowie die Automatisierung von Aktionen durch Regel- und Abwesenheitsassistent ein. In direktem Zusammenhang mit den Emails steht das Arbeiten mit den Kontakten. Das Anlegen von Kontakten und Verteilerlisten und das Organisieren, Sortieren Filtern und Gruppieren ist ebenso Unterrichtsthema wie die Bedeutung der einzelnen Felder in den Registern Allgemein, Details, Aktivitäten und Zertifikate im Kontakt-Formular. Auch die verschiedenen Ansichten im Kontakte-Ordner werden behandelt. Der nächste Step ist der Outlook-Kalender. Termine und Ereignisse, Serientermine, Serienereignisse, die verschiedenen Ansichten des Kalenders mit den dazu gehörenden Optionen, das Einladen von Teilnehmern und die gemeinsame Terminplanung mit anderen Mitarbeitern, das Freigeben von Kalendern und das Kategorisieren von Terminen mit farblicher Gestaltung zur besseren Übersicht sind hier die wichtigsten Punkte. Das Arbeiten mit Aufgaben, das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Delegieren dieser Outlook-Elemente stellt eine weitere Unterrichtseinheit dar. Selbstverständlich wird auch auf die Notizen und das Journal eingegangen. Ein wesentlicher Punkt ist auch die Zusammenarbeit über Outlook. Hier wird sowohl das Arbeiten mit Stellvertretungen als auch das Freigeben von Outlook-Ordnern und das Organisieren öffentlicher Ordner gezeigt und geübt.